ZASADY PRZETWARZANIA I OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Celem niniejszych Zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych (dalej: „Zasady”) jest przekazanie osobie, której dane dotyczą, informacji o tym, jakie dane osobowe osób fizycznych są przetwarzane przy świadczeniu usług przez operatora stron internetowych, w jakich celach i jak długo operator przetwarza te dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, komu i z jakiego powodu może je przekazać, a także poinformowanie o tym, jakie prawa przysługują osobom fizycznym w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych. Zasady obowiązują od 1 maja 2022 r. i zostały wydane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (dalej: „RODO”).

1. Administrator danych osobowych, dane kontaktowe w zakresie RODO

Administratorem danych osobowych jest spółka WeMarry s.r.o., numer identyfikacyjny (IČO) 22269347, z siedzibą pod adresem Hořanská 1510/1, Žižkov, 130 00 Praga 3 (dalej: „Administrator”). Wszelkie pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych można kierować na adres siedziby Administratora lub na adres e-mail info@wemarry.io.

2. Zakres przetwarzania i kategorie danych osobowych będących przedmiotem przetwarzania

Dane osobowe są przetwarzane w zakresie, w jakim osoba, której dane dotyczą, przekazała je Administratorowi w związku z zawarciem umowy lub innego stosunku prawnego z Administratorem, lub w jakim Administrator zebrał je w inny sposób i przetwarza je zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa lub w celu wypełnienia obowiązków prawnych Administratora. Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

a) imię i nazwisko, ewentualnie tytuł naukowy,

b) nazwa firmy,

c) numer identyfikacyjny (IČO), numer identyfikacji podatkowej (DIČ),

d) adres stałego zamieszkania,

e) adres siedziby lub miejsca prowadzenia działalności gospodarczej,

f) adres dostawy,

g) kontaktowy adres e-mail,

h) kontaktowy numer telefonu,

i) stanowisko i/lub funkcja w spółce,

j) dane rachunku bankowego,

k) zdjęcie profilowe,

l) dane biograficzne,

m) dane dotyczące terminu i miejsca ślubu,

n) preferencje osobiste,

o) zapisy zachowań na stronach internetowych administrowanych przez Administratora, uzyskane z plików cookies w przypadku zezwolenia na pliki cookies w przeglądarce internetowej.

3. Cel przetwarzania danych osobowych

3.1 Przetwarzanie w celu wykonania umowy, wypełnienia obowiązków prawnych oraz z uwagi na prawnie uzasadnione interesy Administratora

Podanie danych osobowych niezbędnych do wykonania umowy, wypełnienia obowiązków prawnych Administratora oraz ochrony prawnie uzasadnionych interesów Administratora jest obowiązkowe. Bez podania danych osobowych w tych celach świadczenie usług nie byłoby możliwe. Do przetwarzania danych osobowych w tych celach Administrator nie potrzebuje zgody osoby, której dane dotyczą.

Podstawowymi szczegółowymi celami przetwarzania danych osobowych są w szczególności:

a) procesy związane z identyfikacją użytkownika i możliwością kontaktu z nim (wykonanie umowy),

b) świadczenie usług (wykonanie umowy),

c) rozliczanie usług, wystawianie dokumentów podatkowych (wykonanie umowy),

d) wypełnianie ustawowych obowiązków podatkowych (wypełnianie obowiązków prawnych),

e) dochodzenie należności od użytkownika i inne spory z klientami (prawnie uzasadniony interes),

f) ewidencja dłużników (prawnie uzasadniony interes).

Dane osobowe na potrzeby tych czynności są przetwarzane w zakresie niezbędnym do realizacji tych czynności i przez okres niezbędny do ich osiągnięcia lub przez okres wprost określony przepisami prawa. Następnie dane osobowe są usuwane lub anonimizowane. Podstawowe okresy przetwarzania danych osobowych podano poniżej w art. 5 Zasad.

3.2 Przetwarzanie danych klientów za ich zgodą w celach marketingowych i handlowych

Za zgodą osoby, której dane dotyczą, Administrator przetwarza dane osobowe w celach marketingowych i handlowych, aby móc przygotować odpowiednią ofertę produktów i usług, oraz w związku z kontaktowaniem się z klientem, przy czym wyłącznie w formie komunikacji elektronicznej za pośrednictwem kontaktowego adresu e-mail. Wyrażenie zgody na cele marketingowe i handlowe jest dobrowolne, a osoba, której dane dotyczą, może ją w każdej chwili wycofać. Zgoda ta pozostaje ważna przez 5 lat od jej udzielenia lub przez okres korzystania z usług Administratora i kolejnych 5 lat po jego zakończeniu albo do czasu, gdy osoba, której dane dotyczą, ją wycofa. W celach marketingowych i handlowych na podstawie zgody mogą być przetwarzane wszystkie kategorie danych wymienione w art. 2 niniejszych Zasad. Wycofanie zgody przez osobę, której dane dotyczą, nie wpływa na przetwarzanie jej danych osobowych przez Administratora w innych celach i na innych podstawach prawnych, zgodnie z niniejszymi Zasadami.

3.3 Przetwarzanie plików cookies ze stron internetowych prowadzonych przez Administratora

Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zezwoliła w swojej przeglądarce internetowej na pliki cookies, Administrator przetwarza dotyczące jej zapisy zachowań z plików cookies umieszczonych na stronach internetowych prowadzonych przez Administratora, w celu zapewnienia lepszego działania stron internetowych Administratora lub w celach reklamy internetowej Administratora. W przypadku udzielenia zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych i handlowych dane te są przetwarzane w tym celu łącznie z pozostałymi danymi osobowymi.

4. Sposób przetwarzania i ochrony danych osobowych

Przetwarzania danych osobowych dokonuje Administrator. Przetwarzanie odbywa się w jego placówkach i siedzibie przez poszczególnych upoważnionych pracowników Administratora, ewentualnie przez podmiot przetwarzający. Przetwarzanie odbywa się za pomocą sprzętu komputerowego, ewentualnie także w sposób manualny w przypadku danych osobowych w formie papierowej, z zachowaniem wszystkich zasad bezpieczeństwa dotyczących zarządzania danymi osobowymi i ich przetwarzania. W tym celu Administrator wdrożył środki techniczne i organizacyjne służące zapewnieniu ochrony danych osobowych, w szczególności środki zapobiegające nieuprawnionemu lub przypadkowemu dostępowi do danych osobowych, ich zmianie, zniszczeniu lub utracie, nieuprawnionemu przekazywaniu, nieuprawnionemu przetwarzaniu, a także innemu niewłaściwemu wykorzystaniu danych osobowych. Wszystkie podmioty, którym mogą zostać udostępnione dane osobowe, przestrzegają prawa osób, których dane dotyczą, do ochrony prywatności i są zobowiązane postępować zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych. Przy przetwarzaniu danych osobowych przez Administratora nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.

5. Okres przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe są przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów, w których są przetwarzane, zgodnie z terminami określonymi w odpowiednich umowach, w regulaminie archiwizacji i brakowania dokumentacji Administratora lub w odpowiednich przepisach prawa. Okres przechowywania danych osobowych określa się następująco:

a) W przypadku klientów korzystających z usług Administrator jest uprawniony, o ile wypełnili oni wszystkie swoje zobowiązania wobec niego, do przetwarzania w bazie danych klientów ich podstawowych danych osobowych, identyfikacyjnych i kontaktowych, danych o usługach oraz danych z ich komunikacji z Administratorem przez okres 4 lat od dnia zakończenia ostatniej umowy z Administratorem.

b) W przypadku negocjacji między Administratorem a potencjalnym klientem dotyczących zawarcia umowy, które nie zakończyły się zawarciem umowy, Administrator jest uprawniony do przetwarzania przekazanych danych osobowych przez okres 6 miesięcy od zakończenia negocjacji przedumownych.

c) Dokumenty podatkowe wystawione przez Administratora są archiwizowane zgodnie z § 35 ustawy nr 235/2004 Sb. o podatku od wartości dodanej przez okres 10 lat od końca okresu rozliczeniowego, w którym dokonano świadczenia. Z uwagi na konieczność wykazania podstawy prawnej wystawienia faktur przez okres 10 lat od dnia zakończenia umowy archiwizowane są również umowy z klientami.

6. Kategorie odbiorców danych osobowych

Przy wykonywaniu swoich zobowiązań i obowiązków wynikających z umów Administrator korzysta z profesjonalnych i specjalistycznych usług innych podmiotów. Jeżeli ci usługodawcy przetwarzają dane osobowe przekazane przez Administratora, mają status podmiotów przetwarzających dane osobowe, przetwarzają dane osobowe wyłącznie w ramach poleceń Administratora i nie mogą ich wykorzystywać w inny sposób. Chodzi w szczególności o dostawców bramek płatniczych, adwokatów, księgowych, audytorów, administratorów systemów IT, dostawców reklamy internetowej lub przedstawicieli handlowych. Administrator starannie wybiera każdy taki podmiot i z każdym zawierana jest umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, w której określono surowe obowiązki podmiotu przetwarzającego w zakresie ochrony i zabezpieczenia danych osobowych.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO osobie, której dane dotyczą, przysługują wymienione poniżej prawa. Jeżeli chodzi o prawa wobec Administratora, osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do ich wykonywania pod adresami kontaktowymi podanymi w art. 1 niniejszych Zasad.

7.1 Prawo dostępu do danych osobowych

Zgodnie z art. 15 RODO osoba, której dane dotyczą, ma prawo dostępu do danych osobowych, które obejmuje prawo uzyskania od Administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dotyczące jej dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce, ma prawo uzyskać dostęp do tych danych osobowych oraz do informacji o:

a) celach przetwarzania,

b) kategoriach odnośnych danych osobowych,

c) odbiorcach, którym dane osobowe zostały lub zostaną udostępnione,

d) planowanym okresie przetwarzania,

e) istnieniu prawa do żądania od Administratora sprostowania lub usunięcia danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, lub ograniczenia ich przetwarzania lub do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania,

f) prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego,

g) wszelkich dostępnych informacjach o źródle danych osobowych, jeżeli nie zostały zebrane od osoby, której dane dotyczą,

h) fakcie, że dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania,

i) odpowiednich zabezpieczeniach w przypadku przekazywania danych poza UE.

Jeżeli nie wpłynie to niekorzystnie na prawa i wolności innych osób, osoba, której dane dotyczą, ma ponadto prawo zażądać kopii przetwarzanych danych osobowych. W przypadku powtarzającego się żądania Administrator jest uprawniony do pobrania rozsądnej opłaty za kopię danych osobowych.

7.2 Prawo do sprostowania nieprawidłowych danych

Zgodnie z art. 16 RODO osoba, której dane dotyczą, ma prawo do sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, które przetwarza o niej Administrator. Osoba, której dane dotyczą, ma obowiązek zgłaszać zmiany swoich danych osobowych i wykazać, że taka zmiana nastąpiła. Jednocześnie jest zobowiązana do współpracy z Administratorem, jeżeli zostanie stwierdzone, że przetwarzane przez niego dane osobowe jej dotyczące nie są prawidłowe.

7.3 Prawo do usunięcia danych

Zgodnie z art. 17 RODO osoba, której dane dotyczą, ma prawo do usunięcia dotyczących jej danych osobowych, jeżeli Administrator nie wykaże prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania tych danych osobowych.

7.4 Prawo do ograniczenia przetwarzania

Zgodnie z art. 18 RODO osoba, której dane dotyczą, ma prawo, do czasu rozpatrzenia zgłoszenia, do ograniczenia przetwarzania, jeżeli kwestionuje prawidłowość danych osobowych lub podstawy ich przetwarzania albo jeżeli wniesie sprzeciw wobec ich przetwarzania. Jeżeli przetwarzanie zostało ograniczone, dane osobowe, których to dotyczy, mogą być przetwarzane, z wyjątkiem ich przechowywania, wyłącznie za zgodą osoby, której dane dotyczą, lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej albo z uwagi na ważne względy interesu publicznego UE lub jednego z jej państw członkowskich.

7.5 Obowiązek Administratora dotyczący powiadomienia o sprostowaniu lub usunięciu danych osobowych lub o ograniczeniu przetwarzania

W przypadku sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych Administrator ma zgodnie z art. 19 RODO obowiązek poinformować o tym poszczególnych odbiorców danych osobowych, z wyjątkiem przypadków, gdy okaże się to niemożliwe lub będzie wymagać niewspółmiernie dużego wysiłku. Na żądanie osoby, której dane dotyczą, Administrator przekaże jej informacje o tych odbiorcach.

7.6 Prawo do przenoszenia danych osobowych

Zgodnie z art. 20 RODO osoba, której dane dotyczą, ma prawo do przenoszenia dotyczących jej danych, które dostarczyła Administratorowi, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz prawo zażądać od Administratora przesłania tych danych innemu administratorowi, w przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zawarcia i wykonania umowy lub na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, a przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany. Jeżeli wykonanie tego prawa mogłoby niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności osób trzecich, takiemu żądaniu nie można uczynić zadość.

7.7 Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 21 RODO osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jej danych osobowych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora. Jeżeli Administrator nie wykaże istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów lub praw i wolności osoby, której dane dotyczą, Administrator na podstawie sprzeciwu niezwłocznie zakończy przetwarzanie.

7.8 Prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych

Zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych i handlowych można w każdej chwili wycofać. Wycofanie wymaga wyraźnego, zrozumiałego i jednoznacznego oświadczenia woli. Przetwarzaniu danych z plików cookies można zapobiec poprzez ustawienia przeglądarki internetowej.

7.9 Prawo do informacji o naruszeniu ochrony danych osobowych

Zgodnie z art. 34 RODO osoba, której dane dotyczą, ma prawo zostać bez zbędnej zwłoki poinformowana przez Administratora o naruszeniu ochrony danych osobowych otrzymanych przez Administratora, jeżeli jest prawdopodobne, że naruszenie ochrony danych osobowych spowoduje wysokie ryzyko dla praw i wolności osób fizycznych.

7.10 Prawo do zwrócenia się do Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo zwrócić się do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Úřad pro ochranu osobních údajů, www.uoou.cz), jeżeli stwierdzi lub uzna, że Administrator lub podmiot przetwarzający przetwarza jej dane osobowe w sposób sprzeczny z ochroną życia prywatnego i osobistego osoby, której dane dotyczą, lub w sposób sprzeczny z odpowiednimi przepisami prawa.